Was sind Benutzeraufgaben?
Benutzeraufgaben in einem Workflow beziehen sich auf bestimmte Aktivitäten oder Aktionen, die von einem Benutzer oder einer Gruppe von Benutzern ausgeführt werden müssen, um einen Workflow abzuschließen. Diese Aufgaben umfassen in der Regel die Interaktion mit dem Workflow-System oder anderen Benutzern, das Bereitstellen von Eingaben oder Feedback und das Treffen von Entscheidungen, die sich auf den Fortschritt des Workflows auswirken. Zu diesen Aufgaben gehören z. B. das Prüfen und Genehmigen von Reiseanträgen, das Sammeln von Rechnungsdaten und das Genehmigen von Materialstammdaten.
Hinzufügen einer Benutzeraufgabe
Um eine neue Benutzeraufgabe hinzuzufügen, ziehen Sie einfach die Aufgabenaktivität aus dem Menü auf der rechten Seite in die Arbeitsfläche und wählen Sie die Option “Übergabe an Benutzer” im Aufgabenkonfigurationsfenster auf der linken Seite
Festlegen von Titel und Beschreibung
Helfen Sie Ihren Benutzern, Aufgaben leicht zu identifizieren, und legen Sie den Titel und die Beschreibung für jede Aufgabe fest. Sie können aufgabenbezogene Daten mithilfe von Platzhaltern hinzufügen. Jede Variable mit einem Base Type (wie String, Integer, Float, Date) oder Struct als Datentyp ist verfügbar. Verwenden Sie einfach die gleiche Syntax wie in unseren Vorlagen, z.B.: {{variableName}} oder {{structVariable.propertyName}}
Empfänger ermitteln
Um eine Benutzeraufgabe einer bestimmten Gruppe zuzuweisen, können Sie mehrere Gruppen und/oder Benutzer auswählen oder Variablen verwenden. Nur diesen Empfängern ist es gestattet, die Aufgabe im Launchpad-Posteingang oder mit dem Simplifier Mobile Client zu sehen.
Wenn Sie den Empfänger aus einem externen HR-System, Active Directory, einer Datenbank oder einer Simplifier-Anwendung verwenden, ist es möglich, Variablen auszuwählen.
Verwenden von Daten
Alle Empfänger müssen sich mit bestimmten Informationen in der Benutzeraufgabe auseinandersetzen. Diese Informationen werden über die Workflow-Variablen oder Autofelder zugewiesen. Jede Variable wird automatisch angezeigt, wenn die Aufgabendetails vom Endbenutzer geöffnet werden. Außerdem ist es möglich zu definieren, welche Daten editierbar, obligatorisch und/oder schreibgeschützt sein sollen.
Hinzufügen einer vorhandenen Variablen zu einer Aufgabe
Klicken Sie einfach auf das Plus-Symbol oder ziehen Sie eine Variable per Drag & Drop in den Aufgabenbereich
Wählen Sie eine oder mehrere Variablen aus
Im folgenden Dialog ist es möglich, eine oder mehrere Variablen auszuwählen.
Konfigurieren der Variablenzuweisung
Nach dem Zuweisen der Variablen kann festgelegt werden, ob die Variable editierbar, obligatorisch oder schreibgeschützt angezeigt werden soll.
Ergebnis festlegen
In diesem Abschnitt ist es möglich, das gewünschte oder wählbare Ergebnis (Status) nach Abschluss der Aufgabe zu definieren.
Folgende Optionen stehen zur Verfügung
| Option | Beschreibung | Beispiel |
| Nichts | Keine bedeutet, dass der Benutzer die Aufgabe beenden kann, ohne ein Ergebnis festzulegen. Nur der Systemstatus “Fertig” wird automatisch gesetzt |
Diese Option sollte verwendet werden, wenn Sie eine Benutzeraufgabe nur für Informationen haben – das heißt, Sie benötigen keine Entscheidung und keine weiteren Eingaben, sondern Sie müssen wissen, ob die Informationen quittiert wurden oder nicht |
| Jegliche | Jedes bedeutet, dass der Benutzer zwischen allen definierten Ergebnissen wählen kann, die im Workflow-Modell | Diese Option ist nur nützlich, wenn Sie eine kleine Liste möglicher Ergebnisse definiert haben, z. B. genehmigt oder abgelehnt |
| Spezifisch | Spezifisch bedeutet, dass der Benutzer nur ein vordefiniertes Ergebnis | Diese Option ist nützlich, wenn Sie den Benutzer zwingen, nach der Bearbeitung der Aufgabe ein bestimmtes Ergebnis festzulegen, z. B. die Eingabe eines neuen Reise- oder Urlaubsantrags oder die Eingabe einer neuen Rechnung |
| Mehrfach | Mehrfach bedeutet, dass der Benutzer zwischen allen zugewiesenen Ergebnissen wählen kann.
Sie können die Reihenfolge der ausgewählten Ergebnisse ändern, indem Sie die Wertehilfe öffnen und die Reihenfolge der ausgewählten Ergebnisse per Drag&Drop |
Diese Option ist optimal für Entscheidungen oder Genehmigungen, wie z.B. das Genehmigen oder Ablehnen von Rechnungen oder Reiseanträgen. |
Maßnahmen zu Ergebnissen
Wenn Sie den Mauszeiger über ein Ergebnis bewegen, stehen Ihnen drei Aktionen zur Verfügung:
| Aktion | Ikone | Beschreibung |
|---|---|---|
| ID in die Zwischenablage kopieren |  |
Kopieren Sie die ID des Ergebnisses in die Zwischenablage. Dies ist nur relevant, wenn Sie mit unserer Workflow REST API arbeiten |
| Redigieren |  |
Bearbeiten des Namens und der Farbe des Ergebnisses (nur für Workflow-spezifische Ergebnisse verfügbar) |
| Löschen |  |
Löschen des Ergebnisses (nur für Workflow-spezifische Ergebnisse verfügbar) |
Ändern der Reihenfolge der Ergebnisse bei Option “Mehrere”
Wenn Sie mehrere Ergebnisse für Ihre Benutzeraufgabe ausgewählt haben, öffnen Sie die Wertehilfe.
Ändern Sie dann die Reihenfolge der ausgewählten Ergebnisse per Drag&Drop. Die geänderte Reihenfolge wird im Standard-Workflow-Aufgabenmodul und in der API berücksichtigt.
Aufgaben-ID
Wenn Sie unsere Workflow-REST-API verwenden, benötigen Sie möglicherweise die Aufgaben-ID. Es wird am unteren Rand der Aktivitätseinstellungen angezeigt und kann in die Zwischenablage kopiert werden.
