Was ist eine Variable?

In einem Simplifier-Workflow ist eine Variable ein Symbol oder Platzhalter, der einen Datenwert wie Materialmenge, Organisationsname, Lieferantenadresse oder Lieferdatum darstellt. Ihm kann ein Wert zugewiesen werden, typischerweise eine Zahl oder ein Text, der in Bedingungen verwendet werden kann, um Eingaben in Benutzeraufgaben zu sammeln oder sie über automatisierte Aufgaben von oder zu einem externen System zu übertragen. Variablen sind global, d. h. sie bleiben während der gesamten Workflow-Sitzung bestehen und können vom Benutzer oder von der automatisierten Aufgabe geändert werden.

Was ist ein Autofield?

Ein automatisches Feld ist eine vorausgefüllte Variable, die automatisch von der Simplifier-Workflow-Engine ausgefüllt wird und nicht von Benutzern oder automatisierten Aufgaben wie dem aktuellen Datum und der aktuellen Uhrzeit, dem Aufgabenlink zum Posteingang oder der Workflow-Instanz-ID geändert werden kann. Automatische Felder sind nützlich für das Versenden von Benachrichtigungs-E-Mails oder die Eingabezuordnung für automatisierte Aufgaben.

Was ist ein Ergebnis?

In einem Simplifier-Workflow bezieht sich ein Ergebnis auf das Ergebnis eines bestimmten Benutzers oder einer automatisierten Aufgabe. Er stellt den Endzustand oder die Ausgabe des Prozesses dar, die als Eingabe für andere Aktivitäten oder Prozesse im Workflow verwendet werden kann. Beispiele für ein Ergebnis sind

• Rechnung genehmigt
• Rechnung abgelehnt
• Rechnung hochgeladen
• Rechnung gebucht

Was ist der Unterschied zwischen einer Variablen und einem Ergebnis?

Variablen stellen die Geschäftsdaten dar, die sich auf das Verhalten von Aktivitäten oder Prozessen in einem Vereinfachungsworkflow auswirken, während Ergebnisse die Ergebnisse oder Ausgaben von Aktivitäten oder Prozessen darstellen, die als Eingabe für nachfolgende Aktivitäten verwendet werden. Um den Unterschied zwischen Variablen und Ergebnissen zu veranschaulichen, betrachten Sie einen Rechnungsgenehmigungsprozess. In diesem Prozess kann der Rechnungsbetrag eine Variable sein, die von der vorherigen Aktivität übergeben oder innerhalb des Prozesses berechnet wird. Die Bestellnummer kann auch eine Variable sein, die von einem Buchhalter mit einer Benutzeraufgabe angegeben wird. Sobald die Bestellnummer durch eine automatisierte Aufgabe validiert wurde, die sie aus dem ERP-System liest, kann das Ergebnis der Bestellprüfung eine Genehmigungs- oder Ablehnungsentscheidung sein. Dieses Ergebnis würde dann als Input für nachfolgende Aktivitäten wie die Buchung von Rechnungen in ein ERP-System oder die Ablehnungsbenachrichtigung verwendet werden.

Erstellen einer Variablen

Um eine Variable zu erstellen, öffnen Sie die Variablenansicht

Es werden vordefinierte Variablen angezeigt, die auch als automatische Felder bezeichnet werden, statisch sind und von der Workflow-Engine wie dem aktuellen Datum und der aktuellen Uhrzeit vorausgefüllt werden.
Sie können auch eine neue Variable hinzufügen, indem Sie auf das Plus-Symbol klicken

Im obigen Dialog ist es möglich, die folgenden Parameter zu konfigurieren:

sollte

Parameter	Beschreibung	Beispiel
Name	Technischer Name der Variablen ohne Leerzeichen oder Sonderzeichen	Allgemeine Geschäftsbedingungen
Anzeigename	Anzeigename für die Beschriftung des Eingabefelds in einem Benutzeraufgabenmodul	Allgemeine Geschäftsbedingungen
Beschreibung	Bessere Erklärung, was diese Variable darstellen	Enthält die Bedingungen und Bedingungen der Rechnung
Datatype	Technischer Datentyp wie String, Integer, Float oder komplexe Datentypen wie Strukturen oder Sammlungen	Wenn Sie sich nicht sicher sind, verwenden Sie den Standardwert String

Verwenden von Autofeldern

Automatische Felder sind vorausgefüllte Variablen aus der Workflow-Umgebung und können nicht über Benutzer- oder automatisierte Aufgaben geändert werden. Auofields sind nützlich, um Nachrichten wie Push-Benachrichtigungen oder E-Mails mit dynamischem Text wie dem Link zu einer Benutzeraufgabe zu versenden oder das tatsächliche Datum und die Uhrzeit über eine automatisierte Aufgabe an ein externes Backend-System zu senden. Die folgenden Autofelder sind verfügbar:

ist

Aktivität

gestartet hat

ID

Name

Automatisches Feld	Beschreibung	Beispiel
Aktuelles Datum und Uhrzeit	Aktuelles Datum und Uhrzeit Das Datumsformat ist yyyy-MM-ddTHH:mm:ssX Jahr-Monat-TagTHour:Minutes:Second:TimeZone	2023-05-04T00:00:00+02
Aktuelles Workflow-Ergebnis	Der Name des aktuellen Ergebnisses, das tatsächlich festgelegt	Rechnung genehmigt
zur Startzeit	Das Datum und die Uhrzeit, zu der die letzte Aktivität wie eine Benutzeraufgabe gestartet wird, Das Datumsformat ist yyyy-MM-ddTHH:mm:ssX Jahr-Monat-TagTHour:Minuten:Sekunde:ZeitZone	2023-05-04T00:00:00+02
Erstellt von	Benutzer-ID des Benutzers, der den Workflow	max.mustermann@company.com
Aufgaben-URL	Der HTTP-Link zur Bearbeitung einer Benutzeraufgabe in der Workflow-Inbox mit Launchpad	https://mysimplifier.com/task/3003
der Workflow-Instanz	Eindeutige ID zur Identifizierung einer bestimmten Instanz eines laufenden Workflows	203903903
des Arbeitsablaufs	Name des zugrundeliegenden Workflow-Modells	RechnungGenehmigung
Workflow-ID	ID des zugrundeliegenden Workflow-Modells	Nr. 0202

Ergebnis hinzufügen

Um ein neues Ergebnis (Status) zu definieren, öffnen Sie die Ergebnisansicht auf der rechten Seite

Sie sehen eine Standardliste mit Systemergebnissen wie Gestartet, Beendet und Fehlgeschlagen, die automatisch von der Simplifier-Workflow-Engine festgelegt werden.
Um benutzerdefinierte Ergebnisse hinzuzufügen, klicken Sie auf die Plus-Schaltfläche

Zur besseren Dokumentation und Visualisierung können Sie die Farbe des Ergebnisses definieren, z. B. grün für positive Entscheidungen und rot für negative. Diese Farbe wird verwendet, um das Ergebnis in der Benutzeraufgabe hervorzuheben. Passen Sie die Reihenfolge der Ergebnisse einfach per Drag&Drop nach Bedarf an.

Wenn Sie den Mauszeiger über ein Ergebnis bewegen, stehen Ihnen drei Aktionen zur Verfügung:

Aktion	Ikone	Beschreibung
ID in die Zwischenablage kopieren		Kopieren Sie die ID des Ergebnisses in die Zwischenablage. Dies ist nur relevant, wenn Sie mit unserer Workflow REST API arbeiten
Redigieren		Bearbeiten des Namens und der Farbe des Ergebnisses (nur für Workflow-spezifische Ergebnisse verfügbar)
Löschen		Löschen des Ergebnisses (nur für Workflow-spezifische Ergebnisse verfügbar)