Beschreibung

Problem

Wichtige kaufmännische Dokumente wie Auftragsbestätigungen landen oft als PDFs im E-Mail-Postfach eines Sachbearbeiters, der dann den Inhalt manuell prüft, mit den SAP-Daten abgleicht und individuell auswertet – auch dafür sind Kenntnisse der SAP GUI unerlässlich. Weichen beispielsweise Preise, Mengen oder Termine von dem im ERP hinterlegten Angebot ab, muss die zuständige Abteilung per E-Mail kontaktiert und ein meist aufwendiger Prüf- und Abstimmungsprozess eingeleitet werden. Eine automatisierte Dokumentenprüfung über gängige Single-Point-Lösungen ist hier keine Lösung, da die gewünschten Prüfparameter nicht auf die individuellen Prozess- und unternehmensspezifischen Prioritäten abgestimmt werden können.

Lösung

Mit der KI-integrierten Auftragsbestätigungs-App wird das Simplifier PDF automatisch aus dem Postfach heruntergeladen und per REST-API an eine KI gesendet. Die von der KI gelesenen Daten werden mit denen aus den SAP-Aufträgen verglichen, Abweichungen werden farblich hervorgehoben und für die manuelle Artikelzuordnung zur Verfügung gestellt. Mit wenigen Klicks kann der Sachbearbeiter die Artikelzuordnung korrigieren, ohne das PDF öffnen oder in die SAP GUI gehen zu müssen – oder die Unstimmigkeiten bestätigen, sodass ein definierter Workflow zur Prüfung in den beteiligten Abteilungen angestoßen wird. Der richtige Ansprechpartner findet dann eine entsprechende Prüfanfrage in seinem Aufgabeneingang.

Aufprall

Effizienzgewinne und Qualitätssicherung durch KI-Integration! Mit KI-infundierten Apps von Simplifier lassen sich selbst komplexe Datenmanagement-Prozesse in benutzerfreundliche, qualitätssichernde digitale Workflows transformieren. Durch die Definition bedarfsgerechter Matching-Kriterien und Priorisierungen entsteht die optimale, individuelle Prüflogik, die Entscheidungen vorbereitet, Arbeitsabläufe automatisch einleitet und die Mitarbeiter effektiv von operativen Abstimmungsprozessen entlastet.

Information

Allgemeine App-Informationen

Verbinder:	SAP (über RFC), Azure AI Document Intelligence, SQL
Verlag:	Simplifier AG
Sprachen:	Englisch
Anforderungen:	AI Services-Abonnement zur Analyse von Auftragsbestätigungen (z. B. Azure AI Document Intelligence)
Rollen:	Globale Rollen: UserSF_AI_Assisted_OrderConfirmation Prüfung -> Erforderlich für alle Benutzer, die die App ausführen und die erhaltenen Auftragsbestätigungen prüfen/hochladen Business Roles für Projekt ‘SF_AI_Assisted_OrderConfirmationCheck’: Benutzer -> Erforderlich für alle Benutzer, die die App ausführen und die erhaltenen Auftragsbestätigungen prüfen/hochladen TaskAssignee -> Erforderlich für alle Benutzer, die die Benutzeraufgaben bei Abweichungen zwischen Auftragsbestätigung und Bestellung ausführen sollen
Kompatible Simplifier-Versionen:	Vereinfacher 9+; MAKERS CHOICE 24.11+

Einbauanleitung

Vor dem Import

Erstellen erforderlicher Gruppen

Wenn Sie die ausgelieferte gruppenbasierte Berechtigungszuweisung anstelle der manuellen Zuweisung für Benutzerrollen an Benutzer verwenden möchten, müssen Sie die folgenden Gruppen erstellen:

Gruppe	Zugewiesene Benutzerrollen
AI_OrderConfirmationCheck_Order	Benutzer
AI_OrderConfirmationCheck_Check	AufgabenBeauftragter

Standardmäßig wird die Benutzerrolle “Benutzer” auch allen Benutzern der Gruppe “SF_Default_Group” zugewiesen.

Nach dem Import

Hinzufügen von Endpunkten für Ihre Landschaft zu Connectors

Fügen Sie die Endpunkte Ihrer Systemumgebung in den folgenden Konnektoren hinzu und passen Sie sie an ( Lesen Sie mehr):

SAP_Documents -> RFC-Konnektor zu SAP-ERP-Belegen
SAP_MM_PurchaseOrder -> RFC-Konnektor zur SAP-MM-Bestellung
SF_AI_Assisted_OrderConfirmationCheck –> SQL-Konnektor zur App-spezifischen Datenbank
SF_AzureAI_DocumentIntelligence –> REST-Connector für Azure AI Document Intelligence
SF_Login (Kopieren des Endpunkts vom ‘Standard’-Endpunkt) -> REST-Connector in der Simplifier-API zum Abrufen konfigurierter Authentifizierungsmethoden

Wenn Sie die SAP Connectors ohne Anpassung nutzen möchten, benötigen Sie unseren SAP Namespace. (Lesen Sie mehr)

Bereitstellen des Datenbankschemas

Öffnen Sie das Datenbankschema “SF_AI_Assisted_OrderConfirmationCheck”, und stellen Sie es bereit. (Weiterlesen)

Zuweisen von Berechtigungen zu Ihren Benutzern

Fügen Sie den relevanten Benutzern eine Geschäftsrollenzuweisung im Projekt hinzu oder fügen Sie sie den erstellten Gruppen hinzu.
Weisen Sie außerdem allen Benutzern, die die Anwendung ausführen sollen, die globale Rolle ‘UserSF_AI_Assisted_OrderConfirmationCheck’ zu. (Weiterlesen)

Wenn sich Ihre Benutzer mit Authentifizierungsmethoden anmelden, sollten Sie die globale Rolle und die Gruppen hinzufügen, die in Ihrer Authentifizierungsmethode synchronisiert werden sollen. (Weiterlesen)

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KI-gestützte Auftragsbestätigungsprüfung

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